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浅议新进人员如何快速适应文秘工作

  发布时间:2004-10-25 14:28:46


    短短的几个月,我就完成了两个角色的转变,即由法警队成员向办公室文秘人员的转变,虽然算不上成功,但经过几个月的熟悉、磨练,却也颇有心得。而随着法院审判业务的不断开展,必然有许多新鲜血液补充进来,新录用的高学历人员如何开好头、起好步,扎实稳妥的站稳脚跟,顺利完成角色转变,快速适应文字岗位,不仅是个人成长的需要,也是机关单位事业发展的需要。

    结合自己从事此项工作的具体事项和心得体会,我感到,要想迅速适应文字岗位,必须在“转角色、处关系、树形象、树品牌”这四个方面多下功夫。

    一、转角色——要忘记辉煌,从零开始

    从学校到机关,从学生到公务员,要求我们必须快速完成角色的转变。一是要转变心理。一般来说,凡进入机关的人员都是经过层层筛选,“过五关斩六将”,千心万苦考进来的,他们必然有着辉煌的过去,在学校都是佼佼者,因此都或多或少的有点优越感。而现在面对全新、陌生的工作岗位,就犹如是一张白纸,如何书写,书写好坏,成了摆在面前的最大难题。所以,进入机关以后,就要从内心彻底抹去心中的优越感,把自己当作小学生,从头学起。这样,你就不会年轻气胜,咄咄逼人,不会以自我为中心,自以为是,你的一言一行就会小心翼翼,谦虚谨慎,你就能韬光养晦,游刃有余。二是要从思维上转变。在学校,由于接触的东西都比较单纯,因而看问题或是从完美的、理论的角度出发,或是走向另一个极端。进入机关以后,你的思维应从现实的、理性的角度出发,不能不切实际的追求完美。三是要从举止上转变。一般上,学生时代个性张扬,放荡不羁,说话、穿者都比较个性,行为举止比较随意。进入机关以后,尤其是行政机关,要求我们举止文明,穿者得体,待人接物不卑不亢。

    二、处关系——要以简单对复杂

    新进机关的公务员,面临的一个难题就是怎样处理复杂的人际关系。不可否认,现实社会的人际关系相对于学校要复杂些。有些毕业生进入机关后,工作勤奋,能力也较强,但就是处理不好人际关系,造成了工作中的被动。如何正确处理人际关系,最好的办法是以简单对复杂。所谓简单,就是考虑人际关系从简单处着想,把复杂的问题简单化处理;以同等的方式对待领导与同事,不分亲疏,一视同仁,不因自己个性、好恶来区别对待;少参与除工作之外的交往,与人与事保持同等距离。毕竟刚进入机关,人与事的情况还不很熟悉,如果盲目跟风、跟进,难免会进入人际交往的误区,给自己今后工作的开展带来不必要的麻烦。

    三、树形象——要少说话多做事

    刚进入机关,你的一言一行都备受关注。最初的印象最重要。一旦最初的印象不佳,要改变起来就很难。具体地说,应做到“四忌”:一忌乱打听。由于刚进入机关,你对单位的人和事都有好奇心、新鲜感,你可能迫切想知道其中的人和事的来龙去脉,而直接的办法是向同事打听。这样做一则容易生是非,二则会导致同事不敢与你交往、说话。其实,只要你在单位工作时间长了,一些人与事自然而然就熟悉了,不必迫不及待地把所有人和事的来龙去脉一下子搞清楚。二忌多说话。因为你对机关的情况不明,人与事不熟,如果说得过多,势必会言多必失、祸从口出,这时,“沉默是金”是你最好的选择。另外,作为文字人员,要学的东西太多了,更应把有限的时间用在工作上,用在提高文字水平上,多学习、多请教、多总结。三忌出差错。不出错,是机关工作的基本要求,也是最高要求。说“基本要求”,那是由办公室的工作性质决定的,办公室作为机关单位的综合协调部门,起到上传下达的枢纽作用,一点小小的失误,就可能造成全局工作的被动,因此必须保证准确无误;说“最高要求”,那是因为办公室工作繁杂,稍有疏忽,就会出现差错。如文件及文字材料的起草、校对、装订、分发,看起来事小,但最容易出错,一旦出错,不仅影响工作,而且影响人们对你的看法,你的形象也将大打折扣。四忌效率低。工作效率不仅体现一个人的综合素质,更能树立一个人的形象。你的工作是雷厉风行、立说立行,还是拖沓散漫、效率低下,领导、同事是看在眼里的。因此,对领导交办的事情,你要尽快完成,哪怕是牺牲休息时间加班加点,也要提前完成,做到工作完成得快而好,让领导满意,让同事满意。

    四、树品牌——提升文学素养,以文字树品牌

    新录用公务员进入办公室后,有一部分人要从事文字工作。在文字岗位,你一开始就要树立以文辅政、以文安身的思想。客观地说,新录用高学历公务员都基本具备了一定的综合素质和理论水平,但能否很快适应文字岗位,尽快成长起来,不仅在于知识的转化和运用,而且在于是否把握文字岗位的特点和材料的写作规律。一要熟悉机关文字材料的特点。机关文字材料大体有领导讲话稿、综合文字材料、调研文章等。它不同于理论文章,每一类都有它的特点,掌握材料的特点是写作的前提。我认为,首先,你要找出最近几年的各种类型的材料,分别细细研读,从中找出材料写作的基本格式,掌握材料是如何开头、结尾及搭建结构框架的。其次,是学习材料的内容、语言风格。二要尽快介入材料的写作。初学写作者,往往有畏惧心量,最好的办法是尽早介入写作,越早越好。你可先从材料的一部分写起。直到几部分,乃至整篇材料。另外,对每篇材料哪怕是一个通知,你都要用心去写作,把自己的写作能力用到极致,渐渐地你的材料写作水平就会提高,自信心也会增强。此外,你要消除对文字材料“不以为然”的误解,认为机关文字材料写作没有什么大不了,时间长了,自然会写。其实,机关材料特别是领导讲话稿、大型综合材料的写作,自有它的写作难度,看起来容易写起来难,写出高水平就更难,不下一番苦功夫,没有坐十年冷板凳的毅力是写不出高水平的材料的。三要多读多学多练。写好材料,不仅靠勤奋、努力,还要有大量的知识储备。首先,要读报学习。在文字秘书岗位上,你必须认真阅读每天的党报党刊,反复研究、仔细揣摩,从中领会中央及省里的政策精神和领导人的用词、最新的提法,适时把这些精神和提法吸收进材料。此外,你要尽快熟悉当地的经济社会发展情况及基本的省情、市情。同时要加强学习,广泛猎取多方面知识。其次,要仔细揣摩负责人改过材料。初学写作,写出的材料难免被领导改,甚至被改得只剩下几个字,这时你不必沮丧,因为,这正是你学习写作技巧的绝好机会。你应细细研读被改过的材料,领会领导为什么这样改,不那样改,理解其中的奥秘,久而久之,你的写作水平就会进一步提高。其三,要让自己的文字变成铅字。你要给自己定每月每周的写作计划,利用一切时间去写作,向杂志、报纸投稿。最初可从百字文章开始写起,体裁不限,只求发表。每发表一篇,你的写作自信心、快感、兴趣就会增加一分,慢慢地,你会觉得写作是件快乐的事,当然,在不知不觉中,你的写作水平也会逐渐提高起来。在文字岗位上,只有文字水平上去了,你才能在办公室立足,才有机会进一步发展,才能不辜负组织和领导对你的期望,才能为自己赢得广阔的发展空间。



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